Polityka prywatności
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Au! Au! Au! Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, adres: os. Oświecenia 27/78, 61-206 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001112653, NIP 7822941732, REGON 528977571, działająca pod marką ORSO (dalej: „my”, „ORSO”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: maciejzakrzewski@odwroconapiramida.pl albo listownie na adres siedziby.
2. Czat obsługuje asystent AI
Na Messengerze i Instagramie w pierwszym kontakcie rozmawiasz z automatycznym asystentem opartym na sztucznej inteligencji (model Claude firmy Anthropic). Informujemy o tym w pierwszej wiadomości. W każdej chwili możesz napisać „człowiek”, a rozmowę przejmie pracownik.
Asystent nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Nie profilujemy Cię.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane z czatu: identyfikator użytkownika nadany przez Meta (PSID na Messengerze, IGSID na Instagramie), treść wiadomości, czas wiadomości oraz – jeśli rozmowa zaczęła się od reklamy – identyfikator tej reklamy.
- Dane do umowy: imię (i nazwisko, jeśli je podasz), adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu.
- Dane o pomieszczeniu: wymiary, rysunki, zdjęcia kuchni i preferencje dotyczące projektu. Prosimy, aby na zdjęciach nie było osób, dokumentów ani innych danych osobowych.
- Dane o zamówieniu i płatności: numer zamówienia, pakiet, kwota, status płatności oraz dane z powiadomienia naszego banku o wpływie (przelew BLIK na telefon lub zwykły przelew): kwota, data i godzina, a także – zależnie od banku – imię i nazwisko nadawcy, numer jego rachunku, numer telefonu i tytuł przelewu. Używamy ich, żeby przypisać wpłatę do zamówienia. Nie otrzymujemy danych Twojej karty ani kodu BLIK.
- Oświadczenia: treść oświadczeń złożonych w czacie (np. żądanie rozpoczęcia usługi przed upływem terminu na odstąpienie od umowy), Twoja odpowiedź, data i godzina oraz wersja regulaminu.
- Dane do faktury (tylko gdy jej zażądasz): imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy
- Zakres
- rozmowa, wymiary, zdjęcia, wysyłka projektu, kontakt e-mail
- Podstawa
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO
- Jak długo
- do wykonania umowy, a następnie do upływu terminów reklamacji i przedawnienia roszczeń z umowy
Rozmowy, które nie zakończyły się zamówieniem
- Podstawa
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes – obsługa zapytań)
- Jak długo
- nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości
Obowiązki podatkowe i rachunkowe (ewidencja sprzedaży, faktury)
- Podstawa
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO
- Jak długo
- 5 lat od końca roku podatkowego
Dowód złożenia oświadczeń i zawarcia umowy; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
- Podstawa
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
- Jak długo
- do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom (logi techniczne)
- Podstawa
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO
- Jak długo
- przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia ewentualnych incydentów
Nie wysyłamy newslettera ani marketingu e-mail. Gdybyśmy to zmienili, poprosimy o osobną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą będzie można w każdej chwili wycofać.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i wymiarów pomieszczenia nie możemy zawrzeć i wykonać umowy. Dane do faktury są wymagane przepisami, jeśli żądasz faktury.
5. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy tylko podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów:
- Meta Platforms Ireland Ltd. – Messenger i Instagram. Meta przetwarza wiadomości jako odrębny administrator na zasadach własnej polityki prywatności; w zakresie statystyk Strony jesteśmy współadministratorami z Meta (Page Insights Controller Addendum).
- Anthropic (dostawca modelu AI Claude) – jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Do modelu przekazujemy treść rozmowy potrzebną do udzielenia odpowiedzi. Twój adres e-mail i numer telefonu są przed wysłaniem do modelu automatycznie zastępowane znacznikami, a przesłanych zdjęć i plików nie przekazujemy do modelu. Zgodnie z warunkami dostawcy dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli i są przechowywane przez ograniczony czas.
- Contabo GmbH – serwer (VPS) w Unii Europejskiej (Niemcy), na którym działa czat i baza danych.
- Dostawca usług poczty elektronicznej – skrzynka firmowa, z której wysyłamy potwierdzenie zawarcia umowy i gotowy projekt, oraz skrzynka, do której bank wysyła powiadomienia o wpływach (odczytywane automatycznie w celu potwierdzenia płatności).
- mBank S.A. – prowadzenie rachunku spółki i obsługa przelewów, w tym przelewów BLIK na telefon. Bank i operator systemu BLIK (Polski Standard Płatności sp. z o.o.) są odrębnymi administratorami danych płatniczych.
- Podmioty świadczące nam usługi księgowe – w zakresie dokumentów sprzedaży, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
- Organy publiczne – gdy wymaga tego prawo.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Anthropic (USA) i Meta mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO) lub decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) – w zależności od odbiorcy i zakresu jego certyfikacji. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach i ich kopię możesz otrzymać, pisząc na maciejzakrzewski@odwroconapiramida.pl.
7. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w przypadku zgody – do jej wycofania w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem).
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na maciejzakrzewski@odwroconapiramida.pl albo napisz w czacie „człowiek” i przekaż prośbę pracownikowi. Odpowiadamy niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca.
8. Usunięcie danych
Instrukcja usunięcia danych przekazanych przez Messenger lub Instagram: orsocollective.pl/usuwanie-danych. Usuwamy dane rozmowy i przesłane pliki. Dane potrzebne do rozliczeń podatkowych i dowodu zawarcia umowy przechowujemy przez okresy wskazane w pkt 4, a po ich upływie usuwamy.
9. Bezpieczeństwo
Dane przechowujemy na serwerze w Unii Europejskiej, z szyfrowanym połączeniem (HTTPS), ograniczonym dostępem i kopiami zapasowymi. Pliki z Messengera i Instagrama pobieramy na nasz serwer, bo linki Meta po pewnym czasie wygasają.
10. Pliki cookies na stronie www
Strona orsocollective.pl nie używa plików cookies, narzędzi analitycznych ani Piksela Meta.
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie, podając nową wersję i datę jej obowiązywania. To pierwsza opublikowana wersja polityki.